پنج نکته برای مدیریت بهتر جیمیل‌های دریافتی
وقتی صحبت از ایمیل به‌میان می‌آید، معمولاً این‌طور است که نه می‌توان با آن زیست و نه می‌توان بدون آن زندگی کرد. این پیام‌ها بخش مهمی از ارتباطات امروزی را تشکیل می‌دهند؛ اما مرتب‌سازی آن‌ها زمان زیادی را می‌گیرد، زمانی‌که می‌تواند صرف انجام کاری سازنده‌تر شود. خوشبختانه اگر جیمیل، سرویس ایمیل منتخب شما باشد، می‌تواند امکان انتشار سریع پیام‌های دریافتی را برای شما فراهم آورد. به‌گزارش باشگاه خبرنگاران جوان؛ در جیمیل افزونه‌های مفید زیادی برای رسیدن به صندوق ورودی خالی تاحدامکان وجود دارند. نکته کلیدی این‌است‌که ممکن است کار را به فیلترهای خودکار و ابزارهای دیگر بسپارید که بخشی از سازمان‌دهی را انجام داده و به شما اجازه می‌دهند تا با آنچه واقعاً مهم است، کنار بیایید. پنج ترفند برای واقعیت‌بخشیدن به صندوق ورودی صفر آورده شده است.
۱. دریافت جیمیل با اولویت‌بندی پیام‌ها
اگر صفحات را در جیمیل تنظیم نکرده‌اید، زمان آن‌است‌که این‌کار را انجام دهید. روی نماد چرخ‌دنده (بالا سمت راست در رابط وب) کلیک کنید و سپس پیکربندی صندوق ورودی را انتخاب کنید تا برگزینید کدام دسته‌ها روی صفحه‌نمایش داده شوند. جیمیل سعی می‌کند حدس بزند کدام پیام‌ها مهم هستند، می‌توانید با کلیک کردن روی نشانگر اهمیت در سمت چپ هر مکالمه واقعاً مهم، به آن کمک کنید. علاوه‌براین، می‌توانید ایمیل‌ها را بین صفحات بکشید تا به جیمیل آموزش دهید چگونه پیام‌هایتان را در آینده براساس نوع یا فرستنده مرتب کند. برای این‌منظور می‌توانید دسته‌های کم‌اهمیت (اجتماعی، به‌روزرسانی‌ها) را در صندوق ورودی خود تا پایان روز نادیده بگیرید، سپس چنددقیقه را صرف مدیریت و پردازش انبوه این پیام‌ها کنید.
۲. تنظیم فیلترهای مناسب
فیلترها یکی از راه‌های کلیدی برای سازمان‌دهی خودکار پیام‌های دریافتی هستند. برای تنظیم برخی از عبارات جست‌وجو، روی فلش روبه‌پایین در کادر جست‌وجو در بالای صفحه کلیک کنید. سپس روی Create filte، کلیک کرده تا آن‌را تنظیم کنید؛ همچنین می‌توانید از پیام کشویی موجود در کنار هر پیام، فیلترهای جدیدی ایجاد کنید. برای مثال، اگر با چندین آدرس ایمیل وارد حساب جیمیل خود شده‌اید، می‌توانید پیام‌های ارسال‌شده به آدرس‌های دیگر را به‌عنوان کم‌اهمیت علامت‌گذاری کنید. گزینه دیگر این‌است‌که فوراً ایمیل‌های خاصی را بایگانی کنید و آن‌ها را به‌عنوان خوانده‌شده علامت‌گذاری کنید، آن‌ها در صندوق ورودی شما ظاهر نمی‌شوند، بنابراین کمتر برای شما کار می‌کنند، اما درصورت‌نیاز همچنان ازطریق جست‌وجو دردسترس خواهند بود.
۳. خلاقیت با ستاره‌های جیمیل
از همان ابتدا، جیمیل از ارائه یک سیستم پوشه اجتناب کرده است. درعوض می‌توانید از برچسب‌ها و ستاره‌ها برای مرتب‌کردن پیام‌های خود استفاده کنید. در وب روی نماد cog، سپس Settings کلیک و بعد صفحه General را باز کنید. درمجموع ۱۲نوع ستاره مختلف را می‌بینید که می‌توانید استفاده کنید. برای دردسترس قراردادن بیشتر در داخل جیمیل، آن‌ها را به‌ردیف بالا بکشید. چگونه این شما را به صندوق ورودی صفر نزدیک می‌کند؟ با ستاره‌گذاری و سپس بایگانی کردن پیام‌ها، می‌توانید صندوق ورودی خود را بدون ازدست‌دادن پیام‌های مهم پاک کنید. هر دسته از ستاره‌ها را می‌توان با یک جست‌وجوی ساده، مانند «has:yellow-star» یا «has:green-check» دوباره ظاهر کرد. برای مشاهده عبارت جست‌وجوی مرتبط با هر ستاره، ماوس را روی نماد مربوطه در صفحه تنظیمات قرار دهید.
۴. لغو اشتراک هرچیزِ ممکن
جیمیل دارای یک ویژگی لغو اشتراک داخلی‌ست تا به‌سرعت خود را از لیست خبرنامه و اعلان‌هایی که نمی‌خواهید در آن حضور داشته باشید، حذف کنید. شما باید یک پیوند لغو اشتراک را در بالای صفحه هر پیام سازگار مشاهده کنید. اساساً جیمیل پیام‌ها را برای پیوندهای «لغو اشتراک» اسکن کرده و یافتن آن‌ها را در بالای صفحه برای شما آسان‌تر می‌کند. برای شروع، این‌کار بیش‌ازحد معمول زمان می‌برد اما از میزان زمانی‌که می‌توانید در آینده در اشتراک‌های خود صرفه‌جویی کنید، شگفت‌زده خواهید شد. برای چیزی حتی جامع‌تر، می‌توانید از یک سرویس لغو اشتراک که با جیمیل کار می‌کند، استفاده کنید. خب؛ Unroll.me یکی از بهترین‌هاست که به شما امکان می‌دهد چندین پیام دریافتی را در یک خبرنامه واحد ترکیب کنید.
۵. استفاده از Inbox by Gmail در گوشی
گوگل Inbox by Gmail را توسعه داده است که می‌توانید از آن در اندروید، iOS و وب استفاده کنید. از بسیاری جهات، به‌عنوان Gmail ۲.۰ عمل می‌کند؛ اتوماسیون بیشتر، ویژگی‌های هوشمندتر و کنترل دستی کمتر بر مواردی‌که در هر جا مرتب می‌شوند. برای استفاده از Inbox شما می‌توانید بدون دردسر زیاد از آن‌ها به‌صورت پشت‌سرهم در یک حساب کاربری استفاده کنید. یکی از راه‌های انجام این‌کار استفاده از جیمیل در دسکتاپ و صندوق ورودی در دستگاه‌های تلفن‌همراهتان است. این به شما امکان می‌دهد تازمانی‌که خارج از منزل هستید، ایمیل‌ها را به‌سرعت مرتب کنید، ایمیل‌های غیر مهم را به‌تعویق بیندازید تا بعداً پیام‌هایی را که مهم نیستند، سریع حذف یا بایگانی کنید. به‌این‌معناکه پس از بازگشت، پیام‌های کمتری برای پردازش خواهید داشت.