مدیریت آموزش
خیلی از مردم نسبت به روزهای بدون بهرهوری(بیحاصل) خود بیتفاوت هستند در حالیکه همگی مایل هستیم کارهای بسیاری را در یک روز انجام دهیم، ولی معلوم نیست کارهایمان چقدر ارزش داشته و بر چه اساسی اولویتبندی شدهاند و چقدر وقت باید صرف آنها کنیم. شاید قبل از این که به پاسخ شما بپردازیم بهتر است در یک مورد، تکلیف خود را روشن کنیم و آن این موضوع که آیا شما با اربابرجوع سر و کار دارید یا خیر؟ اگر شما ارباب رجوع ندارید دو حالت دارد: یا مدیر هستید، اختیارات و کارها را تفویض کردهاید یا اینکه ماهیت شغل شما به گونهای است که با اربابرجوع سر و کار ندارید. از طرح این سوالها دو هدف را دنبال میکنیم الف) ذکر این نکته که میان صرف وقت برای کسی که اربابرجوع دارد و کسی که با اربابرجوع سر و کار ندارد خیلی فاصله است. به عبارت دیگر، افرادی که با اربابرجوع سر و کار دارند، وقتشان طوری دیگر صرف میشود که مطلب مهمی است و در تجزیه و تحلیلهای مربوط به مدیریت زمان اغلب دیده شده که مورد غفلت قرار گرفته است. ب) ذکر این نکته که شما باید اختیارات و کارهای خود را به دیگران تفویض کنید.
خب برگردیم بر سر سوال قبلیمان. واقعا وقت شما در طول روز صرف چه کارهایی میشود؟ شاید پاسخهای شما بر حسب فراوانی و اهمیت اینگونه باشد: دیدن کارتابل نامهها؛ جلسات و تماسهای تلفنی؛ بررسی پروندهها و تهیه پیشنویس نامهها یا اخبار و اطلاعات لازم؛ بازرسی و سرکشی به قسمتها؛ ماموریتهای اداری، انجام امور شخصی؛ ارتباطات غیررسمی و حضور در غذاخوری و نظایر آن. به طور اجمال میتوان عوامل مؤثر در اتلاف وقت را به قرار زیر شمرد: عدم تفویض اختیار؛ تماسها و مکالمات زیاد تلفنی؛ جلسات بسیار (درون سازمانی و برون سازمانی) قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و کار؛ آشفتگی و بینظمی فردی و عدم تمرکز فکری؛ نداشتن کارکنان و همکاران شایسته و کارآمد؛ مسافرتها و ماموریتهای متعدد اداری؛ امور شخصی و گرفتاریهای خانوادگی؛ عدم برنامهریزی مناسب؛ کار امروز را به فردا افکندن. همان گونه که مشاهده میشود موضوع«عدم تفویض اختیار» به عنوان شاید مهمترین عامل اتلاف وقت به ویژه برای مدیران عنوان شده است. بد نیست در این قسمت مهمترین دلایلی را که برای عدم تفویض اختیار برشمرده شده است را ذکر کنیم: کارکنان هنوز کار بسیاری برای انجام دادن دارند و واگذاری و تفویض اختیار بیشتر به آنها معقولانه نیست؛ کارکنان توان انجام دادن برخی کارها را ندارند، بنابراین نمیتوان اختیاری به آنها تفویض کرد؛ کارکنان نمیخواهند به آنها تفویض اختیار شود، فرد مناسبی نیست که کارها و اختیارات به او واگذار شود؛ قدرت و جسارت لازم در تفویض اختیار وجود ندارد. مدیران ترجیح میدهند برای حفظ شأن و شخصیت خود از تفویض اختیار پرهیز کنند؛ ممکن است تفویض اختیار نشانگر ضعف مدیر در سازمان تلقی شود. اگر شما به عنوان خواننده این نوشتار، مدیر هستید ببینید که واقعا کدام مورد یا موارد از هفت گزینه بالا شامل شما هم میشود. بعد کمی تأمل کنید که چرا در چنین وضعیتی به سر میبرید؟ خوب جای دارد که به یک موضوع مهم دیگر اشاره کنیم که نوعا خیلی وقت ما را هدر میدهد. تماسهای تلفنی خارج از برنامه و ملاقاتهای بدون هماهنگی بهتر است طرف خود را طوری مقید و هدایت کنید که در کوتاهترین زمان مکالمه یا ملاقات حرف خود را بزند. شاید این تجویز در وهله اول سخت باشد ولی میتواند در وقت شما صرفهجویی شود، چون در غیر این صورت برای این که محبوب همه باشید ناگریز هستید که کاملا در اختیار درددلها، مشکلات، درخواستها، غیبتها و... این و آن باشید و از انجام کارهای ضروری باز بمانید. یک چیز دیگری که معمولا کارکنان را رنج میدهد و ممکن است خود آنها خیلی متوجه نباشند که بر روی اتلاف وقت آنان چه تاثیر مهمی دارد، موضوع شلوغ بودن و به همریختگی میز کار است. آیا از آن قبیل افرادی هستید که دوست دارند میز شلوغ داشته باشند یا نه سعی میکنید هر پرونده، نامه، و یا هر ارجاعی را به موقع و به وقت و ترتیب اهمیت کنار دست خود قرار دهید و به آن رسیدگی کنید. این هم نکته بسیار با اهمیتی است که علاوه بر وقت، اعصاب و روان شما را هم تحت تاثیر قرار میدهد.
نتیجهگیری: ببنید که از زمان چه میخواهید (چه انتظاری دارید)؟ عواملی که وقت شما را هدر میدهند شناسایی و دستهبندی کنید. سپس چارهای برای برطرف کردن آنها بیابید. فعالیتهای روزانه خود را اولویتبندی کنید داشتن یک مسئول دفتر یا منشی فهیم، دوراندیش و پرانرژی در این زمینه شما را به خوبی یاری خواهد کرد. به موضوع تفویض اختیار جدا توجه کنید. هر از گاه به میز خود نگاه کنید و آشفتگی آن را برطرف سازید. شفاف و قاطع باشید و با عوامل اتلاف وقت با حسن تدبیر برخورد کنید. از مرکب زمان به عنوان وسیلهای برای موفقیت و رشد و اثربخشی هر چه بیشتر استفاده کنید نه اینکه در دام آن گرفتار شده و دچار بینظمی و آشفتگی شد.